Balikpapan – Sekretariat DPRD Kalimantan Timur berbenah agar lebih baik dan efisien dalam hal administrasi terkhusus dalam surat menyurat. Dengan maksud mengevaluasi sistem yang telah berlangsung dan memperbaiki hal-hal yang masih dirasakan kurang, digelar rapat khusus bersama Komisi I DPRD Kaltim.
Rapat tersebut secara khusus mengevaluasi kinerja Sekretariat DPRD Kaltim dalam mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD Kaltim.
Dipimpin Ketua Komisi I DPRD Kaltim Baharuddin Demmu, rapat dihadiri oleh sejumlah anggota Komisi I, pimpinan alat kelengkapan dewan, Sekretaris DPRD Kaltim Norhayati Usman, Pejabat Struktural dan Fungsional, beserta sejumlah staf Sekretariat DPRD Kaltim, digelar di Balikpapan.
Dalam kesempatan tersebut membahas mekanisme dan alur surat-menyurat, baik surat masuk maupun surat keluar, kelengkapan sarana dan prasarana penunjang kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD Kaltim.
Termasuk realisasi serapan anggaran Sekretariat DPRD Kaltim tahun 2023, kendala serta tantangan yang dihadapi sekretariat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya secara maksimal.
Baharuddin Demmu menyebut pelaksanaan rapat tersebut diinisiasi dari keinginan DPR yang berkomitmen memudahkan warga dalam mengurus keperluan dan keluhannya. Sebab menurutnya, tidak sedikit surat yang masuk ke DPRD tidak bisa direspon dalam satu atau dua hari.
“Rapat ini dilatarbelakangi terutama dalam hal fasilitasi kegiatan-kegiatan rakyat yang minta dihearingkan kalau ada surat yang masuk di DPR. Sebenarnya walaupun itu sudah bagus, tapi kan banyak juga kritikan-kritikan muncul dari masyarakat, misalnya ada beberapa surat yang lama tidak terfasilitasi, artinya tidak teragenda di DPR karena jadwal kegiatan yang begitu padat,” ungkapnya.
“Kedua, kadangkala dalam rangka surat-menyurat ini, tidak bisa selesai dalam sehari dua hari, sehingga pada saat misalnya mau bertemu, sudah tidak ada lagi pimpinan, atau ada kendala lain di situ. Sehingga kita bersepakat untuk duduk bersama mencari solusinya,” tambahnya.
Politisi Partai Amanat Nasional (PAN) itu juga memberitakan kabar gembira pada warga Benua Etam karena ke depannya persoalan surat-menyurat tidak lagi diperumit.
Alasannya, kata Baharuddin, kelak difasilitasi loket dan akan direspons dengan segera.
“Ke depan itu semua surat-surat yang masuk di DPR, terutama dari surat warga, nanti ada loket sendiri, perhari itu juga harus terespons. Artinya, saat ada surat yang masuk, langsung dijalankan, akan segera difasilitasi. Jadi alurnya juga dipersingkat, tidak terlalu berbelat-belit lagi, karena urusan rakyat ini kadang harus direspons dengan cepat. Prinsipnya rakyat butuh cepat,” tegasnya.
“Jadi, kita rapat dengan sekretariat, dan juga nanti akan disampaikan kepada pimpinan DPRD, karena kan yang punya kewenangan adalah pimpinan. Pimpinan tidak perlu tanda tangan basah, karena ini konsekuensi hukumnya juga tidak ada. Ini lebih kepada kinerja DPR itu harus dilihat oleh rakyat, bahwa memang mereka terfasilitasi dengan baik dan cepat,” sambungnya.
Menurut Baharuddin, hasil rapat tersebut tidak butuh waktu lama untuk segera ditindaklanjuti oleh DPRD Kaltim.
“Saya ini kan ketua komisi, kadang rakyat ngirim ke saya suratnya. Pada saat ada yang kirim, saya kan tidak mau lama-lama, dan saya langsung kirim ke staf komisi supaya ini direspons, terkadang arsip-arsip surat itu tidak ada di bagian umum,” jelasnya.
“Jadi ke depan kalau ada surat masuk, walaupun melalui saya, langsung dikirim ke staf. Lalu, staf komisi secepatnya melaporkan ke bagian umum, supaya cepat terfasilitasi,” pungkasnya
